Obrazac pratećeg dokumenta sastoji se od tri primjerka i numeriran je referentnim brojem (MVV broj). Prateći dokument vrijedi samo za jednu pošiljku, a ispunjava ga pošiljatelj u sva tri primjerka. Treći primjerak pratećeg dokumenta pošiljatelj zadržava za sebe. Prvi i drugi primjerak pratećeg dokumenta prate pošiljku do primatelja. Primatelj potpisom na prateći dokument potvrđuje primitak pošiljke. Drugi primjerak zadržava primatelj, a prvi primjerak dostavlja Agenciji u roku od 7 dana od dana primitka pošiljke.
U slučaju kada se grožđe prodaje na tržnici, kao primatelj se navodi naziv tržnice. Prvi i drugi primjerak pratećeg dokumenta potpisuje i ovjerava nadležna osoba tržnice.
Prvi primjerak pošiljatelj dostavlja Agenciji, a drugi primjerak daje kupcu. Treći primjerak pošiljatelj zadržava kod sebe.
U slučaju da je grožđe kupljeno za vlastite potrebe, prateći dokument kod proizvođača potpisuje kupac, a Agenciji dostavlja pošiljatelj.
Iznimno, prateći dokument u prijevozu grožđa na tržištu Republike Hrvatske i EU nije potreban:
- za pošiljke svježeg ili prešanog grožđa ili mošta koje proizvođači grožđa prevoze sami iz svojih vinograda ili drugih objekata koji im pripadaju do objekata za proizvodnju vina, a kada ukupna cestovna udaljenost ne premašuje 40 km i kada je taj prijevoz:
– do vlastitog objekta za proizvodnju u slučaju individualnih proizvođača
– do vinarija u slučaju da su proizvođači grožđa kooperanti te vinarije;
- za pošiljke svježeg ili prešanog grožđa koje iz vinograda proizvođači prevoze sami (ili ga u njihovo ime prevoze treće osobe) iz vlastitog vinograda:
- kad je taj prijevoz do objekta za proizvodnju vina primatelja u istoj vinogradarskoj zoni i kad ukupna cestovna udaljenost ne premašuje 40 km;